Informationspflichten nach Art. 13, 14 und 21 DSGVO
Auf unserer Website nutzen wir den Chatbot der neuraflow GmbH, um Ihnen eine einfache Möglichkeit zu bieten, mit unserer Verwaltung in Kontakt zu treten und Informationen zu erhalten. Der Chatbot ist ein textbasiertes Assistenzsystem, das Ihnen automatisierte Antworten auf häufige Fragen liefert.Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung unseres Chatbots ist uns sehr wichtig. Wir sind dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen und nehmen diesen Auftrag auch ernst. Wir möchten Sie mit der folgenden Auskunft über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen Datenschutzrechte informieren.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Verantwortliche Stelle
Gemeinde Gersheim
Bliesstraße 19a
66453 Gersheim
Tel.: +49 (0) 6843 801 101
E-Mail: vorzimmer@gersheim.de
Website: https://www.gersheim.de
Datenschutzbeauftragte*r
SuS data shield GmbH
c/o Datenschutzbeauftragte
Saarstraße 32/1
71282 Hemmingen
Tel.: +49 (0) 7141 2589 18-0
E-Mail: datenschutz@data-shield.de
Welche personenbezogenen Daten erheben wir?
Während der Nutzung des Chatbots werden Ihre Eingaben verarbeitet. Wir bitten Sie deshalb, keine personenbezogenen Daten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) in das Chatfenster einzugeben.
Die Chatinhalte werden soweit möglich anonymisiert bzw. pseudonymisiert verarbeitet. Eine personenbezogene Auswertung findet nicht statt.
Wenn Sie in die Nutzung des Chatbots einwilligen, erheben wir darüber hinaus folgende vorrangig technische Informationen:
- IP-Adresse
- Verwendeter Browser
- Verwendetes Betriebssystem
- Zeitstempel (Datum und Uhrzeit des Zugriffs)
- Statusmeldung über den Erfolg des Abrufs
Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Die Nutzung des Chatbots dient der Verbesserung der Erreichbarkeit und Servicequalität unserer Verwaltung durch die Bereitstellung eines digitalen Auskunftskanals.
Einwilligung zur Verarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung zur Nutzung des Chatbots. Die erhobenen Daten sind erforderlich, um den Dienst betreiben und seine Funktionsfähigkeit sicherstellen zu können. Die IP-Adresse wird zur Nutzung aufgenommen, jedoch nicht weiterverarbeitet. Verantwortlich für die Verarbeitung dieser Daten ist die neuraflow GmbH im Auftrag des Zweckverbandes Elektronische Verwaltung im Saarland – eGo-Saar.
Zur Erfüllung unserer Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unserer Aufgaben im öffentlichen Interesse gemäß § 4 Abs. 1 Saarländisches Datenschutzgesetz (SDSG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 2 sowie §§ 5, 6 Kommunalselbstverwaltungsgesetz (KSVG), soweit dies erforderlich ist, insbesondere zur Verbesserung der digitalen Kommunikation und Servicequalität unserer Verwaltung.
An wen werden Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls übermittelt?
Übertragungsschutz
Unsere Webseite und der Chatbot verwenden zum Schutz der Inhalte während der Übertragung eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.
Innerhalb der Organisation
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unserer Verwaltung ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unserer Aufgaben benötigen.
Im Rahmen von Auftragsverarbeitungen
Der Chatbot wird von einem externen Dienstleister im Auftrag der Gemeinde betrieben. Ihre personenbezogenen Daten werden durch die neuraflow GmbH, Barkhausenstraße 4, 27568 Bremerhaven, im Auftrag des Zweckverbandes Elektronische Verwaltung im Saarland – eGo-Saar, Heuduckstraße 1, 66117 Saarbrücken, auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt auf deutschen Servern der StackIT GmbH & Co. KG, Stiftsbergstraße 1, 74172 Neckarsulm. Verwendete Large-Language-Models (z. B. Claude von Anthropic/AWS) laufen auf lokalen Servern in der EU (On-Prem) und erhalten Eingaben nur anonymisiert, nicht zur Gemeinde oder zu Personen zurückverfolgbar.
Kategorien von Empfängern: IT-Dienstleistungen; Externe Rechenzentren; Unterstützung/Wartung von IT-Anwendungen.
Außerhalb des Unternehmens (Dritte)
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Gemeindeverwaltung erfolgt ansonsten nur im Rahmen unserer Aufgabenerfüllung und wenn wir berechtigterweise zu einer Datenweitergabe aufgefordert werden, insbesondere zur Gefahrenabwehr an Einrichtungen von Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben. Mögliche Empfänger sind: Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienste.
Werden Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Ihre Daten werden nur innerhalb der Europäischen Union und Staaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. Übermittlungen in Drittländer sind nicht vorgesehen.
Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Personenbezogene Daten werden nach Erhebung nur so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke und unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und behördlichen Dokumentationspflichten für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht bzw. so anonymisiert, dass eine Zuordnung zu Personen nicht mehr möglich ist.
Für die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten ist eine Aufbewahrungsfrist von maximal 3 Monaten vorgesehen.
Welche Rechte haben Sie bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
- Art. 15 DSGVO – Auskunft
- Art. 16 DSGVO – Berichtigung
- Art. 17 DSGVO – Löschung
- Art. 18 DSGVO – Einschränkung der Verarbeitung
- Art. 20 DSGVO – Datenübertragbarkeit
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerruf der Einwilligung (Art. 7 DSGVO)
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie berechtigt, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Verarbeitungen vor dem Widerruf bleiben unberührt. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten ggf. zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.
E-Mail für Widerspruch/Widerruf: datenschutz@gersheim.de
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) – Aufsichtsbehörde
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Tel.: +49 (0) 681 94781 0
Fax: +49 (0) 681 94781 29
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Nutzung des Chatbots erfolgt freiwillig. Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Ohne Bereitstellung ist die Nutzung des Chatbots nicht möglich.
Aus welcher Quelle stammen Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Einwilligung bzw. durch Ihre Eingaben bei der Nutzung des Chatbots von Ihnen erhalten haben.
Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?
Im Rahmen der Verarbeitung findet keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Werden Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterverarbeitet?
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für einen anderen Zweck weiterverarbeitet als den, für den die Daten erhoben wurden.